Übergabe der Ordination: Warum der menschliche Teil über das Gelingen entscheidet

Die Verträge sind unterschrieben, der Übergabetermin steht, die Steuerberatung hat gerechnet. Und trotzdem fragt sich das Praxisteam am Freitag vor der Übergabe leise: Wer entscheidet eigentlich ab Montag?

Bei der Übergabe einer Ordination wird viel mit großer Sorgfalt geregelt. Was dabei oft offen bleibt, steht in keinem Vertrag: die Beziehungen. Und genau sie entscheiden häufig darüber, ob eine Übergabe gelingt – oder nur auf dem Papier passiert.

Drei Beziehungen, die neu sortiert werden

Ob Sie eine Ordination übergeben, übernehmen oder in eine Gruppenpraxis einsteigen: Drei Beziehungen ordnen sich dabei neu.

Übergeber:in und Nachfolger:in. Hier geht es um Rollen, um die Übergangszeit und um den Abschied. Bleibt die Übergeberin noch einige Monate mit an Bord? Wer entscheidet in dieser Zeit über Dienstpläne, Anschaffungen, Patientenfragen? Und was darf sich ändern, ohne dass es sich wie Kritik am Lebenswerk anfühlt?

Team und neue Leitung. Für das Praxisteam ist eine Übergabe oft vor allem eine Frage der Sicherheit: Was wird aus uns? Gelten die alten Abläufe noch? Und wem gegenüber bin ich jetzt loyal – der Chefin, mit der ich seit Jahren arbeite, oder dem neuen Chef, der vieles anders machen möchte?

Ordination und Patient:innen. Vertrauen wechselt nicht automatisch mit dem Schild an der Tür. Es wächst mit der neuen Ärztin, dem neuen Arzt – und mit einem Team, das diese Veränderung mitträgt.

Was im Vertrag steht – und was nicht

Bewertung und Kaufpreis, Übergabezeitpunkt, Verträge und Formalitäten, steuerliche Fragen: Dafür gibt es Fachleute, und das ist gut so. Steuerberatung, Rechtsberatung und Ärztekammer sind hier die richtigen Ansprechpartner.

Daneben gibt es Fragen, die in keinem Vertragsentwurf auftauchen und trotzdem täglich spürbar werden:

• Wer entscheidet in der Übergangszeit was – und wissen das auch alle im Team?
• Was wird aus den Gewohnheiten, die „schon immer so“ waren?
• Wie darf sich die Übergeberin oder der Übergeber verabschieden?
• Welche Erwartungen hat niemand laut ausgesprochen?

Typisch ist, dass beide Seiten aus Respekt oder Rücksicht schweigen. Die Übergeberin will nicht klammern, der Nachfolger will nicht undankbar wirken. Das Team merkt die Unsicherheit trotzdem – und füllt die Lücke mit eigenen Vermutungen.

Was in der Übergangszeit hilft

Rollen klar vereinbaren. Halten Sie schriftlich fest, wer in der Übergangszeit wofür zuständig ist – und ab wann. Ein klarer Stichtag für einzelne Entscheidungen nimmt allen Druck.

Das Team früh und ehrlich einbinden. Nicht jede Frage ist schon beantwortet, aber das Team darf wissen, welche Fragen gerade offen sind und wann es Antworten gibt. Ein gemeinsames Gespräch mit beiden Ärzt:innen wirkt oft mehr als jede Rundmail.

Den Abschied würdigen. Eine Übergabe ist für die Übergeberin, den Übergeber auch ein Abschied von einer Rolle und oft von einem großen Teil des Lebens. Wenn dafür Raum ist, fällt das Loslassen leichter.

Sichtbar machen, was schwer auszusprechen ist. Manchmal hilft ein Bild mehr als viele Worte. Mit einem Systembrett lässt sich in wenigen Minuten zeigen, wer im Team wo steht und wer sich gerade an den Rand gedrängt fühlt – ohne Schuldzuweisungen.

Fünf Fragen, die Sie vor der Übergabe besprechen sollten

Hinter diesen Fragen stehen die drei Leitfragen meiner Begleitung für Ärzt:innen: Schaffe ich das? Wie geht es mir selbst dabei? Und schafft das mein Team?

Wenn es hakt: Mediation

Wenn die Gespräche ins Stocken geraten oder sich Ärger angestaut hat, kann ein moderiertes Gespräch mit jemandem helfen, der zu keiner Seite gehört. Mediation ist freiwillig und vertraulich. Die Mediatorin ist allparteilich, und die Lösungen gehören den Beteiligten, nicht ihr.

Als eingetragene Mediatorin begleite ich Übergaben und Konflikte in Einzel- und Gruppenpraxen – zum Beispiel, wenn sich Übergeberin und Nachfolger über die Übergangszeit nicht einig sind, wenn zwei Partner:innen in einer Gruppenpraxis nicht mehr offen miteinander reden oder wenn das Team zwischen alter und neuer Leitung steht.

Mediation ersetzt weder Steuerberatung noch Rechtsberatung oder Ärztekammer. Sie kümmert sich um den Teil, für den sonst niemand zuständig ist.

Ihr nächster Schritt

Stehen Sie vor einer Übergabe, einer Übernahme oder dem Einstieg in eine Gruppenpraxis? In einem kostenlosen Orientierungsgespräch (ca. 30 Minuten) schauen wir gemeinsam, wo Sie stehen und welche Begleitung passt – vertraulich und unverbindlich.

Mehr zu meiner Begleitung für Ordinationen finden Sie auf zahlenatelier.at/ordinationen. Und wenn Sie zuerst für sich selbst eine Standortbestimmung möchten: Der kostenlose Ordinations-Check schaut auf Zahlen, Team und Ihre eigene Rolle.