Personalkennzahlen lesen

Krankenstandstage, Fluktuation, Überstunden: Diese Zahlen gibt es in fast jedem Unternehmen. Im Monatsreporting stehen sie oft als Ampel – grün, gelb, rot. Dann geht es weiter zum nächsten Tagesordnungspunkt.

Aus zwanzig Jahren im Controlling weiß ich: Eine Kennzahl beantwortet selten eine Frage. Sie stellt eine. Und wertvoll wird sie erst, wenn jemand diese Frage auch ausspricht.

Drei Kennzahlen, die fast überall vorhanden sind

Für diesen Artikel braucht es kein neues Tool und kein HR-Dashboard mit vierzig Kacheln. Drei Kennzahlen reichen, und die meisten Unternehmen haben sie längst.

Krankenstand: Was trägt das Team gerade?

Ein Krankenstand steht im Reporting als Fehltag. Was davor passiert ist, sieht man in der Zahl nicht. Interessant wird es, wenn man den Verlauf anschaut statt den Monatswert: Steigen die Tage in einem bestimmten Team? Werden die Ausfälle länger? Häufen sie sich nach bestimmten Phasen, etwa nach einem Projektabschluss oder einer Umstrukturierung?

Ein Blick auf Österreich zeigt, warum sich das lohnt. Laut WIFO-Fehlzeitenreport entfielen 2025 11,8 % aller Krankenstandstage auf psychische Erkrankungen; 2010 waren es knapp 7 %. Ein Krankenstand dauerte im Schnitt 14,7 Kalendertage. Diese Entwicklung sieht man in keiner Monatsampel. Man sieht sie nur, wenn Zahlen und Gespräche zusammenkommen.

Fluktuation: Wer geht – und warum gerade jetzt?

Eine hohe Fluktuation ist ein offensichtliches Warnsignal. Eine niedrige ist nicht automatisch ein gutes Zeichen. Sie kann Zufriedenheit bedeuten – oder dass niemand mehr etwas erwartet und innerlich längst gegangen ist.

Aussagekräftiger als die Quote selbst sind Fragen wie: Wer geht? Nach wie vielen Monaten? Aus welchem Bereich, unter welcher Führung? Und was erzählen die Austrittsgespräche, falls es welche gibt?

Überstunden: Engagement oder Engpass?

Überstunden sind die vielleicht zweideutigste Kennzahl. Sie können zeigen, dass ein Team für ein Projekt brennt. Sie können aber auch zeigen, dass eine Stelle seit Monaten nicht nachbesetzt ist und die Verlässlichen still mehr übernehmen, als gut ist.

Die Zahl allein unterscheidet das nicht. Das Gespräch schon.

Was eine Kennzahl kann – und was nicht

Eine Kennzahl kann Veränderungen sichtbar machen, Vergleiche über Zeit ermöglichen und den Anlass für ein Gespräch geben. Sie kann nicht erklären, warum etwas passiert, und sie kann nicht zeigen, wie es den Menschen dahinter geht. Vor allem kann sie das Gespräch nicht ersetzen.

Genau hier liegt in vielen Unternehmen die Lücke: Das Controlling liefert die Zahl, HR kennt die Einzelfälle, die Führungskraft spürt die Stimmung im Team. Selten sitzen alle drei Perspektiven gleichzeitig am Tisch.

Vom Reporting zum Gespräch – in vier Schritten

1. Zeigen. Die Zahl offen ins Team bringen – mit Verlauf statt Ampel. Wer nur „rot“ sieht, verteidigt sich. Wer eine Entwicklung sieht, wird neugierig.

2. Fragen. Neugierig nachfragen statt bewerten. „Was fällt euch an dieser Kurve auf?“ öffnet mehr als „Warum ist das so schlecht?“

3. Zuhören. Das Team erzählen lassen, was hinter der Zahl steht. Oft weiß das Team längst, wo es hakt – es hat nur niemand gefragt.

4. Vereinbaren. Eine konkrete Maßnahme festlegen – und gleich mit, woran man in drei Monaten erkennt, ob sie wirkt. So wird aus der Kennzahl ein Steuerungsinstrument statt einer Pflichtübung.

Zahlen führen – Menschen wirken

Personalkennzahlen sind kein Kontrollinstrument und keine Ersatzbefragung. Sie sind ein Anlass. Wer sie gemeinsam liest, erkennt früher, wo ein Team Unterstützung braucht – lange bevor es sich in einem Krankenstand oder einer Kündigung zeigt.

In meiner Arbeit verbinde ich genau diese beiden Seiten: die Zahlen aus dem Controlling und den Blick auf Team und Zusammenarbeit aus Mediation, Coaching und Organisationsentwicklung. Und in meinen Trainings zu Kennzahlen und Power BI geht es nicht nur darum, Daten sauber darzustellen, sondern so, dass darüber gesprochen werden kann.

Ihr nächster Schritt: Wenn Sie Ihre Personalkennzahlen einmal mit diesem Blick anschauen möchten – im Führungsteam, mit HR oder im Rahmen einer Teamentwicklung –, schreiben Sie mir gern über die Kontaktseite.

Quelle der Eckdaten: WIFO-Fehlzeitenreport, zitiert nach ORF.at vom 10.10.2026 („Belastung steigt: Die Warnsignale bei Stress in der Arbeit“), https://orf.at/stories/3444243/