Stellen Sie sich vor, Sie präsentieren ihrer Geschäftsführung das Monatsergebnis. Die Aufmerksamkeit schwindet, keine Fragen kommen und am Ende sind Sie es, die einen Monolog halten. So war das aber eigentlich nicht gedacht.
Ein klarer Fall: Das Reporting erreicht seine Zielgruppe nicht. Doch woran liegt das? Und wie können wir das ändern?
Bild KI generiert mit ChatGPT
Zu viele Informationen, zu wenig Wirkung
Reporting – oder klassisch gesagt: das Berichtswesen – soll Stake- und Shareholder mit den Informationen versorgen, die sie für strategische und operative Entscheidungen brauchen. In der Praxis sind diese Reports jedoch meist sehr umfangreich – oft zu umfangreich. Das führt dazu, dass die Aufmerksamkeit in Meetings schwindet und wertvolle Zeit verloren geht.
Laut einer KPMG-Studie aus dem Jahr 2023 ist die Menge an Informationen eines der größten Probleme im Reporting. Entscheidungsträger:innen werden mit nicht relevanten Daten überfrachtet – die Entscheidungsfindung wird dadurch nicht nur verlangsamt, sondern auch qualitativ beeinträchtigt. Oder einfacher gesagt: Information Overload sorgt dafür, dass nichts mehr hängen bleibt.
Die Lösung: Klarheit, Fokus – und Storytelling
Nach dem nächsten „zähen“ Monatsmeeting entschließen wir uns: Ein neues Reporting muss her. Eines, das ankommt – und das die Führungskräfte in ihrer Rolle unterstützt, statt sie mit Daten zu überfluten.
Der Schlüssel? Storytelling im Reporting. Denn wenn wir es richtig anstellen, holen wir unsere Zielgruppe dort ab, wo sie steht. Und wir verschaffen ihr genau das: mehr Zeit für strategische Themen und Klarheit über die wirklich wichtigen Entwicklungen.
Bevor wir loslegen, braucht es allerdings ein paar klare Leitplanken:
- Klare und einfache Sprache – verständlich für alle Beteiligten
- Reduktion auf das Wesentliche – fünf bis sieben KPIs reichen oft
- Einheitliche Darstellung – für bessere Lesbarkeit und Vergleichbarkeit
- Zielgruppengerechte Aufbereitung – Top-Management braucht keine Detailanalysen
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte – wirklich!
Die bekannte Redewendung trifft ins Schwarze: Visualisierung ist das A und O für wirkungsvolles Reporting. Studien zeigen, dass die Verweildauer mit Monatsberichten im Top-Management meist unter 30 Minuten liegt. In dieser Zeit muss alles klar sein: Was ist passiert? Warum? Und was ist zu tun?
Die JKU Linz beschreibt drei Erfolgsfaktoren für gute Reports: Effektivität, Effizienz und Attraktivität. Besonders Effizienz ist entscheidend – denn Führungskräfte haben keine Zeit, um sich durch seitenlange Tabellen zu kämpfen.
Wenn wir etwa einen negativen Trend mit einer Handlungskette erklären (z. B. ‚steigende Retouren wegen Lieferengpässen in Q2‘), verstehen Entscheider:innen schneller die Ursache – und können gezielter reagieren.
So wird Ihr Reporting managementfreundlich
Fünf Best Practices für wirksames Management Reporting:
- Zielgruppenorientierung – Wer liest den Bericht und wie viel Zeit steht zur Verfügung?
- Kernaussagen mit Handlungsempfehlungen – Nicht nur Zahlen, sondern was zu tun ist.
- Visual Storytelling – Diagramme mit klarer Message statt Tabellenfriedhöfe.
- Struktur durch Storyline – Beginne mit dem „Was ist passiert?“ – dann „Warum?“ – und „Was tun wir?“
- Regelmäßiges Feedback einholen – Stimmen Verständlichkeit und Relevanz?
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Beispiel:
"Der Umsatz war im März rückläufig. Gleichzeitig konnten wir zwei neue Großkunden gewinnen. Das Vertriebsteam hat hier trotz schwieriger Marktbedingungen Außergewöhnliches geleistet."
Diese narrative Form erleichtert den Zugang zu Zahlen – emotional und rational.
Und bei Ihnen?
Wie laufen Ihre Monatsbesprechungen ab? Entstehen echte Dialoge – oder dominieren Monologe und Zahlenwüsten?
Mein Impuls: Gestalten Sie Ihre Reports so, dass sie Führung ermöglichen – nicht nur Kontrolle. Storytelling ist dabei kein „Nice to have“, sondern ein strategisches Werkzeug.
Denn wie der Neurowissenschaftler Jonah Lehrer sagt:
"Stories are not just how we make sense of the world. They are how we remember it."
Bildquelle: iStock.com/sekulicn
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